আজকে আমাদের আলোচনার বিষয় পরিচ্ছেদ ২– পত্র যোগাযোগ
Table of Contents
পরিচ্ছেদ ২– পত্র যোগাযোগ
বিধি-১৩১৬।
যোগাযোগ অনিষ্পন্ন রাখা যাবে না। কোন সরকারী পত্রের জবাব প্রদানে অহেতুক বিলম্ব গ্রহণ যোগ্য হবে না। যুক্তি সঙ্গত সময়ের মধ্যে কোন পত্রের জবাব না পাওয়া গেলে তাগিদ প্রদান করতে হবে। জরুরী ক্ষেত্রে প্রয়োজন ও অবস্থা বিবেচনা অনুযায়ী এবং সাধারণ ক্ষেত্রে পত্র প্রেরণের পর নিম্নোক্ত ভাবে তাগিদ দেয়া যেতে পারে-
হাই কোর্ট বিভাগ এক মাস পর
কারা মহাপরিদর্শক দশ দিন পর
অন্যান্য কারাগার প্রভৃতি সাত দিন পর
বিধি-১৩১৭।
পত্র প্রেরণকালে প্রেরকের ঠিকানার স্থানে ব্যক্তি বা স্থানের সঠিক নাম লিখতে হবে। পত্রে স্থানীয় ভাষার ব্যবহার পরিহার করতে হবে। একই পত্রে একাধিক পৃথক বিষয়ের অবতারণা করা যাবে না ।
বিধি-১৩১৮ ।
প্রয়োজনের চেয়ে বড় খাম ব্যবহার করা যাবে না। খামের উপর পত্র প্রেরণকারী দপ্তরের একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা-কর্মচারীকে পদবী উল্লেখসহ অনুস্বাক্ষর করতে হবে।
বিধি-১৩১৯।
সকল পত্র, রিটার্নের অফিস কপি রাখতে হবে। যখন অধস্তন কোন কর্মচারী কোন আবেদন করে তা যথাযথভাবে অগ্রগামী করতে হবে এবং সে সঙ্গে প্রাসঙ্গিক তথ্যাদি প্রেরণ করতে হবে, যা কারা মহাপরিদর্শককে বিষয়টি নিষ্পত্তিতে সাহায্য করতে পারে ।
বিধি-১৩২০।
যখন ছাপানো ফরম ব্যবহার করা হবে, তখন যত্নের সাথে তা পূরণ করতে হবে। কোন অনুমোদন হীন শিরোনাম সংযোজন করা যাবে না এবং বিদ্যমান কোন শিরোনাম মুছে ফেলা যাবে না
বিধি-১৩২১।
অসতর্কতা জনিত কারণে ধার্য অতিরিক্ত রেলওয়ে চার্জ দায়ী কর্মচারী থেকে আদায় করা হবে।
বিধি-১৩২২।
(১) প্রাপক কর্মকর্তার নিকট প্রেরতি পত্র গোপনীয় ধরনের না হলে খামের উপর তার পদবী উল্লেখ করতে হবে, নাম উল্লেখ করা যাবে না।
(২) গোপনীয় ধরনের পত্র দুইটি খামের মাধ্যমে প্রেরণ করতে হবে। ভিতরের জেল কোড খামের উপর ‘গোপনীয়’ শব্দটি লেখা থাকবে এবং উপরে কেবল মাত্র প্রাপক কর্মকর্তার নাম উল্লেখ থাকবে। উপরের খামটি (১) উপ-বিধি অনুসারে লিখতে হবে।
বিধি-১৩২৩।
জেল সুপার স্থায়ী হিসাবে সংরক্ষণ যোগ্য ব্যতীত অন্যান্য পত্রের শ্রেণী বিভাগ করবেন ।
বিধি-১৩২৪।
পত্র যোগাযোগের রেকর্ড রাখার জন্য নিম্নোক্ত বিধি অনুসরন করতে হবে-
(ক) নিম্নোক্ত রেজিষ্টার সংরক্ষণ করতে হবে:- পত্র প্রাপ্তি রেজিষ্টার (ফরম নম্বর ১৬) এবং পত্র জারী রেজিষ্টার(ফরম নম্বর ১৯)।
(খ) গৃহীত পত্রের একটি ধারাবাহিক প্রাপ্তি নম্বর দিতে হবে। তেমনি ভাবে প্রেরিত পত্রের জন্যে ধারাবাহিক জারী নম্বর দিতে হবে।
(গ) ডাক যোগে প্রেরিত পত্রে ব্যবহৃত ডাক মাশুলের পরিমান রেজিষ্টারের মন্তব্য কলামে উল্লেখ করতে হবে। নুতন ডাক টিকেট কেনার আদেশ দেয়ার আগে জেল সুপার রেজিষ্টারের রেকর্ড অনুযায়ী ব্যবহৃত ডাক টিকেটের পরিমাণ এবং মজুত ডাক টিকেটের পরিমাণ মিলিয়ে দেখবেন।
বিধি-১৩২৫।
(ক) সকল পত্র যোগাযোগ বৎসর ভিত্তিক আলমারীতে সংরক্ষণ করতে হবে।
বিধি ১৩২৬-১৩২৭।
প্রয়োগ নেই ।